۱۰ روش برای بهینه سازی موجودی انبار کسب و کارها
با توسعه بازار و آسان شدن دسترسی به کالاها از هر نقطه دنیا، مدیریت منابع موجود روز به روز پیچیده تر می‌شود. در چنین شرایطی مدیریت و پیگیری کالاهایی که از نقاط مختلف و با روش‌های گوناگون حمل و نقلی وارد می‌شوند، از وظایف ضروری هر مدیری است. این کار بدون در نظر داشتن استراتژی مناسب روش‌های ساختاری و تجزیه و تحلیل پیوسته داده‌ها، تقریبا غیرممکن خواهد بود. از این رو در این مطلب ، به مرور روش‌هایی برای بهینه سازی موجودی انبار کسب و کارهای کوچک می‌پردازیم.
منظور از بهینه سازی موجودی انبار چیست؟
به بیان ساده‌تر، بهینه سازی موجودی انبار مجموعه ای از استراتژی‌های طراحی شده برای ارائه مقدار مشخصی از محصول در زمان مناسب و با حداقل هزینه ممکن است که می‌توان از آن به عنوان راهی برای ایجاد تعادل مطلوب بین عرضه و تقاضا هم یاد کرد. کسب و کارهایی که فاقد برنامه بهینه سازی هستند، همواره در معرض خطر افراط و تفریط در استفاده از منابع قرار دارند.
توجه داشته باشید که هدف از تعریف و کاربرد استراتژی در بهینه سازی منابع موجود، حفظ جریان مداوم آن، پیشگیری از موقعیت عدم موجودی منابع لازم وکاهش ضرر و ریسک است. در عین حال این روش از طریق اصلاح و بهبود راندمان، باعث افزایش سود و کاهش هزینه‌های نگهداری انبار می‌شود.
تاثیر بهینه سازی موجودی انبار در کاهش هزینه‌ها
افراط و تفریط در بحث بهینه سازی موجودی انبار از مسائلی هستند که تاثیر بسیاری بر راندمان کسب و کار می‌گذارند. مثلا تاخیر در تحویل مواد خام اولیه باعث تعویق در انجام وظایف کارکنان، تاخیر در اتمام پروژه و افزایش هزینه نگهداری موادی که به موقع تحویل داده شده‌اند، می‌شود. به این ترتیب برای تولیدکنندگان، خسارات جبران ناپذیری را به وجود می‌آید و در بحث کسب و کارهای کوچک، اتلاف هر اندازه از پول و زمان، غیرقابل قبول خواهد بود.
تبیین استراتژی بهینه‌سازی موجود
در ادامه به استراتژی‌هایی که می‌توانید برای بهینه سازی موجودی انبار کسب و کار ها به کار گیرید، اشاره می‌کنیم و برای هر کدام، توضیحات مختصری ارائه می‌دهیم.
۱. برنامه‌ریزی برای تامین و تحویل فوری
برای تامین و تحویل به موقع موجودی مورد نیاز، برنامه‌ریزی کنید. سیستم JIT که مخفف عبارت Just in Time می باشد، بیانگر این اصل مهم و بخشی از استراتژی خرید است که البته برای استفاده از آن، به آگاهی و دانشی وسیع درباره نیاز خود و تامین کنندگان‌تان نیاز دارید. مهمترین نکته در این حوزه، تحویل به موقع مواد در زمانی است که به آن‌ها نیاز دارید. این کار باید بدون نیاز به انبار کردن و ضررهای احتمالی ناشی از آن، انجام شود.
۲. استفاده از انبار جایگزین
به منظور صرفه جویی در هزینه‌ها و با در نظر گرفتن فضای مورد نیاز برای ذخیره منابع کسب و کار، استفاده از انبار جایگزین می‌تواند انتخاب خوبی باشد.
۳. توجه به اختلالات زنجیره تامین
به اختلالات در زنجیره تامین، توجه کنید. این اختلالات همواره وجود دارند و متاسفانه روز به روز به دلیل مسائلی مثل ژئوپلیتیکی، طوفان و سایر بلایا و فجایع طبیعی و غیر طبیعی، در حال افزایش است. مثل حادثه‌ای که در سال ۱۹۲۲ برای یک کشتی باری با ۲۸۸۰۰ محموله اردک پلاستیکی، باتفاق افتاد.
۴. شناخت فروشندگان
برای کسب اطمینان و آگاهی از ویژگی‌های مختلف فروشندگان مثل مقدار هزینه‌ای که متحمل می‌شوند یا روش‌هایی که برای حمل و نقل مورد استفاده قرار می‌دهند؛ لازم است آن ها را مورد ارزیابی قرار دهید. همیشه سعی کنید تا از عواملی که فروشندگان بزرگ‌تر قادر به بهره بردن از آن‌ها نیستند، استفاده کنید؛ عواملی مثل فروش حضوری. هرچند امروزه سفارش‌های آنلاین بسیار کارآمد به نظر می‌رسند، اما روابط رودررو و دوستانه هم هنوز جایگاه خود را از دست نداده‌اند. داشتن چنین روابطی، شما را در حلقه اتفاقات نگه داشته و به آگاهی شما از اوضاع موجود، کمک می‌کند. ضمن اینکه همیشه می‌توانید روی کمک دوستان‌تان در مواقع ضروری، حساب کنید.
۵. قدردانی از کارمندان
ایده‌های مختلف ممکن است از هرجایی شکل بگیرند. بنابراین با ایجاد انگیزه در محیط کاری و نشان دادن حس قدردانی از کارمندان، گامی در جهت بهبود و اصلاح روند هزینه‌های خود خواهید برداشت.
۶. نظارت بر موجودی
همیشه به وضعیت موجودی خود و سود و زیان حاصل از آن، نظارت داشته باشید. بررسی‌های سالانه به هیچ عنوان کافی نیستند. شما باید به طور مداوم و در دوره‌های کوتاه مدت، گزارش‌هایی را در این رابطه تهیه کنید. به این نکته توجه داشته باشید که با نظارت روز به روز و پیوسته، باعث بهبود روند کسب و کار خود خواهید شد.
اشتباهات رایج کسب و کارهای کوچک و نحوه پیشگیری از آن
۷. اخذ تصمیمات اساسی در حوزه هوش تجاری
برای کسب آگاهی بیشتر و اخذ تصمیمات مناسب، می‌توانید از تجزیه و تحلیل پیشگویانه داده‌ها استفاده کنید. نرم افزارهای هوش تجاری، اطلاعات دقیقی درباره عادات خرید، ناکارآمدی‌های زنجیره تامین و سایر امور مربوط به این حوزه در اختیار شما قرار می‌دهند و باعث بهبود فرآیندها، شناسایی مشکلات و کاهش هزینه‌ها می‌شوند.
۸. استفاده از روش FIFO
روش اولین ورودی-اولین خروجی یا FIFO که مخفف عبارت First In , First Out است، می‌تواند گزینه مناسبی برای مدیریت موجودی و انبارداری باشد. استفاده از این روش برای ممانعت از فرسودگی و خسارت کالاهایی که باید در زمان مناسب مورد استفاده قرار گیرند یا به فروش برسند (مثل مواد غذایی فاسد شدنی و کالاهای فصلی مد روز)، بسیار ضروری است.
۹. استفاده از نرم افزارهای مدیریت موجودی
نرم افزارهای مدرن مدیریت موجودی با امکاناتی مثل تجزیه و تحلیل فوری میزان فروش، می‌توانند در بهینه سازی موجودی انبار کسب و کارهای کوچک و بزرگ به کمک شما بیایند. با بهره بردن از این نرم افزارها، همواره به موجودی انبار خود و تراز بودن یا نبودن آن با روند فروش، واقف خواهید بود.
۱۰. استفاده از روش ABC
با استفاده از این روش، می‌توانید کالاهای موجودی خود را از لحاظ اهمیت، در دسته بندی‌های مختلف قرار دهید. با طبقه بندی کالاها در ۳ دسته‌ای که در ادامه به آن‌ها خواهیم پرداخت، قادر خواهید بود وضعیت تخصیص منابع را در کسب و کار خود بهبود بخشید.
• دسته A: اقلام موجود در این دسته، کالاهای گران قیمتی هستند که معمولا ۱۰ تا ۲۰ درصد کل موجودی را شامل شده و بالاترین نرخ بازگشت سرمایه (ROI) را دارند.
• دسته B: اقلام دسته B، کالاهایی با قیمت متوسط هستند که حدود ۳۰ درصد موجودی را شامل شده و معمولا روند ثابتی را در فروش طی می‌کنند.
• دسته C: اقلام موجود در دسته C، در واقع کالاهای ارزان قیمتی هستند که حدود ۵۰ درصد از موجودی شما را شامل شده و در عین حال، سریع‌ترین روند فروش را هم دارند.
آیا کسب و کار من به بهینه‌سازی منابع موجود احتیاج دارد؟
واقعیت این است که استفاده از استراتژی‌های بهینه سازی موجودی انبار، برای همه کسب و کارها به جز انواع بسیار ساده آن‌ها، مفید است. اما کسب و کار شما جزو کدام دسته است؟ آیا نیازی به بهره بردن از این استراتژی خواهید داشت؟ برای یافتن پاسخ مناسب، سوالات زیر را از خود بپرسید:
چرا باید یک پروتوتایپ یا نمونه اولیه برای کسب‌وکار کوچک خود ایجاد کنید؟
• در صورت کاهش ۱۰ درصدی یا بیشتر موجودی، تفاوتی در کسب و کار شما ایجاد می‌شود؟
• آیا مایلید بدون افزایش هزینه، خدمات بهتری ارائه دهید؟
• آیا موجودی کالاهای محبوب و پرفروش‌تان تمام شده و مجبور به عرضه کالاهای قدیمی‌تر هستید؟
• آیا مایل به عرضه مداوم کالاهای جدید و خوش قیمت به بازارهستید؟
• آیا دوست دارید با تهیه مواد اولیه یا کالاهای نهایی از کشورهای دیگر در هزینه‌های خود صرفه جویی کنید؟
اگر پاسخ شما به هر کدام از این پرسش‌ها مثبت باشد، پس احتمالا کسب و کار شما بیشترین سود را از به کارگیری استراتژی‌های بهینه سازی موجودی انبار کسب و کارهای کوچک خواهد برد.
• آیا بیش از یک بار در سال، برای به روزرسانی موجودی انبارهای خود اقدام می‌کنید؟
• آیا کالاها و خدمات مورد نیاز خود را از طریق تامین کنندگان مختلف، تهیه می‌کنید؟
• در صورت بروز هرگونه مشکلی در زنجیره تامین کسب و کار خود، جایگزینی برای آن دارید؟